「オフィスの小技」ショートカットキーを使って、効率よく操作しよう!!その2~Excelを使いこなそう~

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皆さんは、オフィスの業務でExcelを使用する場面がけっこうありませんか?
ちょっとした操作で、効率よく業務がはかどる便利な小技(Tips)があるんです。
知っているとちょっと便利なオフィスの小技を数回にわたってご紹介していきます。

とある会社の新入社員まるお君と、同じ部署のマーケティング担当の先輩との会話です。

新入社員のまるお君。よく使うショートカットキー(Ctrl+C、Ctrl+V、Ctrl+S…)を覚えて手戻りも減り、少し業務のスピードが上がったようです。(その1「よく使う操作編」はこちらから
今回は、先輩がチーム会でノウハウを共有するための台帳に入力しているところを、まるお君が覗き見しています。まるお君が入力するときに役立つスキルは有るのでしょうか?

まるお君
先輩、今度のチーム会で共有し合う内容を、入力しているんですね!
自分も、あとで入力しないといけないんですよ。。。

先輩
まるお君が新メンバーになったし、他のメンバーがどんな工夫をしているのか共有したいと思って。Excelを更新しているから、ちょっと寄って行かない?

まるお君
先輩の操作、ショートカットキーをよく使うから、面白いですよね~!
見せてください!


先輩
Excelに入力しているときに意識しているのは、操作しているセルの状態が「入力」なのか、「編集」なのか?
文字を入力し始めると、画面の左下に「入力」とか「編集」とか表示される。いきなり文字を入力すると「入力」という表示になる。

20200521_1.png

まるお君

それで、何か変わるんですか?


先輩
文字入力のときは、セル内の1文字だけ修正したい場合がある。その時に大きく違う!
「編集」状態にすると、矢印キーで該当の文字へ移動できる。
「編集」状態には、[F2]キーで変更できる。

20200521_2.png

まるお君
修正しようと思っていたら、文字が消えてしまうのは、セルの状態を意識していなかったからなんですね!

先輩
そ~!! [F2]キー1つで、その後の文字入力がしやすくなる。
ちなみに、間違えて上書きして文字を消してしまったら、[Ctrl]+[Z]で戻す。セル内にカーソルがある「編集」状態なら[Esc]キーで入力を抜けよう!

あとは、セルのコピーをして…っと。 [Ctrl]+[C]は、使っている?
Excelの場合は、マウスを使ってセルのコピーもできるんだ。
[Ctrl]を押しながら、コピーしたい元の「セル枠」をマウスでドラッグする。

20200521_3.png

まるお君
[Ctrl]+[C]だけではないんですね!!


先輩
「共有内容」欄のように、文字をたくさん入力するとき、枠内で折り返しの設定が入っていなかったり、セル内で改行したかったり、しない?


まるお君
あ、あります!とくに、改行のやり方は、分からなくて…。


先輩
そ~だよね。先に、折り返しの設定からいくね。
マウスを使って、[ホーム]タブ-[折り返して全体を表示する]ボタンから操作する方法もあるけど、「セルの書式設定」のウィンドウからも設定できる。
セルの書式設定のウィンドウは、[Ctrl]+[1]のショートカットキーで表示できる! [1]は、テンキーでは使えないから、キーボードで「ぬ」が書いてあるキーを使ってね。

20200521_4.png

セル内で改行するには、[Alt]+[Enter]を使うんだ。


まるお君
やり方は、いろいろあるんですね…。


先輩
うん。操作しやすい方法を見つけてね。
あとは、[Ctrl]+[;](セミコロン)で、日付を入れて~っと。

まるお君
え?!日付って、ショートカットキーあるんですか?!

先輩
あるよ~!処理日とか、記入日とかで、今の日付を入れることは多いから、[Ctrl]+[;]は覚えておくと便利!!ちなみに[Ctrl]+[:](コロン)もあるので、何が入力されるか試してみて~。

まるお君
なるほど~!自分も、入力するときに使ってみます!!


先輩
保存は[Ctrl]+[S]だけど、「名前を付けて保存」のウィンドウで保存先などを確認したいときには、[F12]キーを押すと、便利だよ。
すぐにファイルは閉じるから、まるお君も入力してね~。


まるお君
はい。お邪魔しました。

まとめ

■よく使うショートカットキーの操作はこちらから

「オフィスの小技」ショートカットキーを使って、効率よく操作しよう!その1~よく使う操作編~

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コラムを読んでいただきありがとうございます。
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